Kassensysteme in Deutschland: Anbieter, Kosten & Praxiswissen

Kassensysteme sind heute mehr als eine digitale Registrierkasse. Sie verbinden Verkauf, Zahlungen, Belegausgabe, Auswertungen und rechtliche Vorgaben in einem System – im Einzelhandel, in der Gastronomie, bei Dienstleistern und im mobilen Einsatz.

Dieser Überblick erklärt dir verständlich, wie moderne POS-Systeme funktionieren, welche Arten es gibt, worauf du bei Auswahl und Betrieb achten solltest und welche Anbieter sich für typische Einsatzszenarien eignen.

Was ist ein Kassensystem?

Ein Kassensystem (POS-System) besteht in der Praxis aus drei Bausteinen:

1. Kassensoftware (lokal oder cloudbasiert) für Artikel, Preise, Steuern, Belege, Berichte
2. Hardware wie Tablet/Touchscreen, Bondrucker, Kassenschublade, Scanner
3. Anbindungen z. B. Kartenzahlung, Warenwirtschaft, Buchhaltung, Fiskalfunktionen

Moderne Kassensysteme unterstützen typischerweise:

• Verkauf & Abrechnung (inkl. Rabatt- und Gutscheinlogik)
• Kartenzahlung, digitale Payments und Trinkgeldfunktionen
• rechtssichere Belegausgabe und Datenexport für Prüfungen
• Berichte (Tagesabschluss/Z-Bericht), Filial- und Benutzerverwaltung
• Updates, Backups und zentrale Verwaltung (besonders in der Cloud)

Wenn du tiefer einsteigen willst: In der Kategorie Kassensystem findest du weitere Grundlagen und Vertiefungen.

Welche Arten von Kassensystemen gibt es?

Je nach Branche, Standort und Prozess unterscheiden sich Kassensysteme deutlich. Diese vier Typen sind in Deutschland am häufigsten:

Tablet- und iPad-Kassensysteme

Beliebt bei kleineren und mittleren Betrieben, weil sie schnell startklar sind und oft flexibel erweitert werden können. Typisch: App, Tablet, Bondrucker, optional Kassenlade.

Praxis-Plus: gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, leichte Bedienung, ideal für mehrere Standorte mit zentraler Steuerung.
Mehr dazu im Ratgeber iPad-Kassensystem: Vorteile & Anforderungen.

Cloud-Kassensysteme

Hier liegt der Schwerpunkt auf zentraler Verwaltung, Updates, Backups und Reporting – besonders relevant für Filialbetriebe oder Teams mit wechselnden Rollen.

Wichtig: Achte auf Offline-Modus (für Netzausfälle), Rechtekonzepte und Exportmöglichkeiten.

Branchenspezifische Kassensysteme

Gastronomie braucht meist Tischverwaltung, Küchenbon, Lieferservice/Abholung. Handel braucht Varianten, Scanner-Flows, Lager/Warenwirtschaft und häufig bessere Auswertungstiefe.

Für einen schnellen Einstieg in die passenden Empfehlungen hilft die Kassensystem-Bestenliste.

Kasse im Kartenterminal (Kompaktlösungen)

Für sehr kleine oder mobile Betriebe gibt es Lösungen, bei denen Kasse und Zahlung eng zusammenhängen. Das kann Startaufwand reduzieren – ist aber nicht immer ideal, wenn du später stark wachsen oder komplexe Abläufe abbilden willst.

Rechtliche Anforderungen in Deutschland: TSE, KassenSichV, Bonpflicht

In Deutschland sind Kassensysteme eng mit steuerlichen Vorgaben verknüpft. Relevant sind vor allem:

• KassenSichV: Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme (u. a. Schutz vor Manipulation)
• TSE (Technische Sicherheitseinrichtung): signiert Vorgänge und schützt Grundaufzeichnungen
• Belegausgabepflicht (Bonpflicht): Beleg muss grundsätzlich angeboten/ausgegeben werden
• Meldepflicht: Elektronische Kassensysteme müssen in bestimmten Fällen gemeldet werden

Für die rechtliche Einordnung (Originaltext) ist das Bundesrecht die verlässlichste Basis, z. B. über das Bundesgesetzblatt zur Kassensicherungsverordnung. (Gesetze im Internet)

Wenn du die Anforderungen praxisnah zusammengefasst brauchst, findest du Details hier: Registrierkassen-Pflicht und KassenSichV sowie zur Meldepflicht elektronischer Kassensysteme.

Wichtige Funktionen für Handel, Gastro & Dienstleistung

Nicht jede Funktion ist für jeden Betrieb gleich wichtig. In der Praxis bewähren sich diese Kriterien:

1) Verkauf & Bedienlogik

• Schnelle Artikelsuche, Favoriten, Barcode-Scan
• Varianten/Attribute (Größe, Farbe), Gewicht/Preis je Einheit
• Umtausch/Storno mit sauberer Nachvollziehbarkeit

2) Zahlungsarten & Kartenzahlung

• EC-/Debit, Kreditkarte, Mobile Wallets
• Trinkgeld, Teilzahlungen, Rechnungen
• Klare Gebührenstruktur (Transaktion, Terminal, Service)

Wenn Kartenzahlung ein zentrales Thema ist, hilft der Überblick Kartenterminal Vergleich beim Einordnen der Terminal-Modelle und Anbieter.

3) Mitarbeiter, Rechte & Kassensturz

• Rollen und Berechtigungen (Kasse, Storno, Rabatt)
• Schichtwechsel, Kassensturz, Ein-/Auszahlungen
• Dokumentation für Kassenprüfung und interne Kontrolle

4) Auswertungen & Export

• Tages-/Wochenberichte, Warengruppen, Margen (falls vorhanden)
• Export für Steuerberater/Buchhaltung
• Datenzugriff und Schnittstellen für Prüfungen (siehe nächster Abschnitt)

Kosten & Gebühren: womit du realistisch rechnen solltest

Die Gesamtkosten setzen sich selten nur aus einer „Monatsgebühr“ zusammen. Rechne in der Planung mit vier Kostenblöcken:

Typische Kostenbestandteile (Beispielrahmen)

Kostenblock	Übliche Ausprägung	Worauf achten?
Kassensoftware	0 bis ca. 250 € pro Monat (je nach Funktionsumfang und Branche)	Nutzer/Kassenplätze, Filialen, Module, Vertragslaufzeit
Hardware	einmalig (z. B. Tablet, Drucker, Scanner, Kassenlade)	Qualität, Ersatzgeräte, Garantie, Offline-Fähigkeit
Fiskal-Komponenten	TSE (oft als Modul/Option)	Laufzeiten, Aktivierung, Updates, Signatur-/Exportprozesse
Zahlungen	Transaktionskosten + ggf. Terminal-/Servicekosten	Mischkalkulation, Mindestumsatz, Kosten je Zahlart

Für eine schnelle Orientierung mit Szenarien (Branche, Kassenplätze, Module) nutze den Kassensystem-Vergleichsrechner.

Praxis-Tipp: Prüfe nicht nur „ab Preis“, sondern vor allem: Welche Funktionen sind im Basistarif enthalten – und welche sind zwingend kostenpflichtige Module (z. B. Gastro-Funktionen, TSE, Filialfunktionen)?

Anbieter-Überblick: welche Lösung passt zu welchem Betrieb?

Statt „die beste Kasse“ gibt es in der Praxis „die passendste Kasse“. Diese Orientierung hilft:

Für Gastronomie (Restaurant, Café, Bar)

Typische Must-haves: Tischverwaltung, Küchenbon, Trinkgeld, Splitten, Lieferservice/Abholung, schnelle Bedienoberfläche.
Ein guter Einstieg ist die Bestenliste für Restaurants & Gastronomie.

Für Einzelhandel (stationär, Filiale, Omnichannel)

Wichtig: Barcode-Flow, Varianten, Retourenprozesse, Lager/Warenwirtschaft, saubere Auswertungen, ggf. Anbindung an Onlineshop.

Empfehlungen nach Handels-Szenarien findest du in Bestes Kassensystem für den Handel.

Für Dienstleister (Terminbetrieb, Studio, Handwerk mit Verkauf)

Oft zählen: einfache Artikelstruktur, Kundenkartei, Rechnungen, ggf. Termin-/Auftragsbezug, mobile Nutzung.

Kurzer Preis- und Vertragsrahmen (zur Einordnung)

Diese Tabelle soll dir nur helfen, typische Spannweiten zu verstehen – konkrete Kosten hängen von Kassenplätzen, Modulen und Zahlungssetup ab.

Anbieter (Beispiel)	Typischer Startpunkt/Monat	Mindestlaufzeit (häufig)	Häufige Stärke
Hellocash	ab 0 €	eher länger	Einstieg/kleinere Betriebe
SumUp	ab 0 €	kurz	kompakter Start, mobile Nutzung
Ready2Order	ab ca. 35 €	kurz	Handel/Allround, modular
Tillhub	ab ca. 39 €	eher länger	Universal, Filialthemen
Orderbird	ab ca. 29 €	kurz	Gastronomie-Fokus
Lightspeed	ab ca. 79 €	eher länger	Gastro/Prozesse, Funktionsbreite

Wenn du einzelne Lösungen im Detail vergleichen willst, findest du Tests zu gängigen Systemen, z. B. Ready2Order, Orderbird, Tillhub, SumUp oder Lightspeed in der Kassensystem-Rubrik.

Einführung in der Praxis: Checkliste für Auswahl & Rollout

Diese Schritte verhindern typische Fehlentscheidungen:

1) Anforderungen sauber sammeln

• Welche Prozesse müssen „schnell“ sein (Stoßzeiten)?
• Wie viele Kassenplätze und Benutzer?
• Welche Sonderfälle (Gutscheine, Lieferungen, Retouren, Tischsplitten)?

2) Fiskal & Prüfungssicherheit mitdenken

• TSE integriert und zuverlässig?
• Belegausgabe (auch digital) sauber gelöst?
• Export für Prüfungen vorhanden?

Für die technische Basis der TSE sind die Vorgaben des BSI relevant, z. B. über BSI TR-03153 zur Technischen Sicherheitseinrichtung.

3) Datenexport und Schnittstellen prüfen

Bei Außenprüfungen oder Kassen-Nachschauen müssen Daten in standardisierten Formaten bereitstellbar sein. Ein zentraler Begriff ist DSFinV-K. Eine offizielle Einordnung bietet das Bundeszentralamt für Steuern zur DSFinV-K.

4) Vertrag & Kostenfallen vermeiden

• Module: Welche brauchst du wirklich – und welche sind Pflicht?
• Laufzeit/Kündigung: passt das zu Saison und Wachstum?
• Hardware: Ersatz, Garantie, Supportzeiten

Wenn du schon ein Angebot hast: Mit Kassensystem-Vertrag analysieren & Kosten sparen findest du typische Prüfpunkte.

Fazit

Kassensysteme sind das digitale Herzstück deines Betriebs – und gleichzeitig ein Bereich, in dem Prozesse, Zahlungsarten und rechtliche Pflichten sauber zusammenlaufen müssen. Wer vor dem Kauf Anforderungen, Fiskalthemen, Schnittstellen und echte Gesamtkosten strukturiert prüft, spart später viel Zeit, Geld und Ärger.

FAQ: Kassensysteme in Deutschland