Steuerliche Änderungen 2026: Das müssen Unternehmer wissen (Grundfreibetrag, USt, E-Rechnung)

2026 bringt für viele Unternehmen spürbare Vereinfachungen – gleichzeitig steigen die Anforderungen an digitale Prozesse, vor allem rund um die E-Rechnung im B2B. In diesem Überblick findest du die wichtigsten Änderungen und eine praxisnahe Checkliste, damit du Fristen, Schwellenwerte und Pflichten sauber einordnest.

Grundfreibetrag 2026: höhere steuerfreie Basis

Der Grundfreibetrag steigt 2026 auf 12.348 €. Einkommen bis zu dieser Grenze bleibt steuerfrei. Das ist besonders relevant für Einzelunternehmer und Personengesellschaften, weil die Entlastung direkt über die Einkommensteuer wirkt. Zusätzlich werden Tarifwerte angepasst, um die kalte Progression abzufedern.

Kleinunternehmerregelung 2026: Grenzen und unterjähriger Wechsel

Die erhöhten Umsatzgrenzen bleiben weiterhin maßgeblich:

Wichtig für die Praxis: Wer im laufenden Jahr die Grenze überschreitet, fällt aus der Kleinunternehmerregelung heraus und wechselt in die Regelbesteuerung (USt ausweisen, Voranmeldungen, Vorsteuerlogik). Das kann unterjährig passieren – deshalb Umsatzentwicklung und Rechnungslogik im Jahresverlauf aktiv überwachen.

E-Rechnung im B2B: 2026 als Umsetzungsjahr

Die pauschale Aussage „ab 01.01.2025 ist E-Rechnung verpflichtend“ greift zu kurz: Der Startpunkt gilt zwar für die Einführung im inländischen B2B, aber mit Übergangsregeln.

Praktisch ist 2026 für viele Unternehmen das Jahr, in dem du:

• E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können musst (organisatorisch und technisch empfangsbereit).
• Prozesse für die stufenweise Umstellung beim Ausstellen vorbereitest (z. B. Format, Validierung, Archivierung, Freigaben, Übergabe an Buchhaltung/Steuerberatung).

Tipp: Wenn du ohnehin Systeme rund um Verkauf und Abrechnung modernisierst, kann ein Vergleich helfen – etwa über den Kassensystem-Vergleichsrechner.

Umsatzsteuer-Voranmeldung 2026: Schwellenwerte im Blick

Die seit 2025 angehobenen Schwellenwerte wirken auch 2026 fort:

Für die Planung ist das relevant, weil sich daraus direkt der laufende Meldeaufwand ergibt – und damit auch Anforderungen an Buchhaltung, Belegfluss und zeitnahe Verbuchung.

Aufbewahrungsfristen 2026: Buchungsbelege nur noch 8 Jahre

Für viele Betriebe besonders praxisrelevant: Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege (z. B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kostenbelege) wurde von 10 auf 8 Jahre reduziert. Das gilt weiterhin 2026 und betrifft insbesondere Belege, deren Frist zu Beginn 2025 noch nicht abgelaufen war.

Praxis-Tipp: Kürzere Fristen sind keine Einladung zu „frühem Löschen“. Entscheidend ist, dass Archivierung, Nachvollziehbarkeit und Kassen-/Belegprozesse trotzdem revisionssicher bleiben – gerade bei vielen Einzelbelegen, Kassenbons und digitalen Workflows. Hilfreich ist hier auch der Überblick zu Kassenbon & Bonpflicht.

Grundsteuer 2026: Bescheide und Hebesätze prüfen

Die neue Grundsteuer wird seit 01.01.2025 nach neuen Regeln und neuen kommunalen Hebesätzen erhoben. Für 2026 bleibt das Thema prüfungsrelevant – vor allem bei betrieblichem Grundbesitz:

• Grundsteuerbescheide und Messbeträge auf Plausibilität prüfen.
• Hebesätze der Kommune im Blick behalten, weil sie die tatsächliche Belastung stark beeinflussen.

Umsatzsteuer 2026: branchenspezifische Änderungen, besonders Gastronomie

Je nach Branche können Änderungen 2026 besonders spürbar sein. In der Gastronomie ist das Thema Umsatzsteuer häufig operativ relevant, weil es unmittelbar in Kasse, Artikelstammdaten, Rechnungsausgabe und Auswertung wirkt.

Wenn du gastronomische Leistungen anbietest, prüfe vor allem:

• korrekte Steuersätze je Leistungsart (z. B. Speisen vs. Getränke),
• saubere Artikel- und Warengruppenlogik im System,
• konsistente Belegtexte und Auswertungen für Buchhaltung/Steuerberatung.

Für die Umsetzung in der Praxis kann ein Branchenvergleich hilfreich sein, z. B. Bestes Kassensystem für Restaurants & Gastronomie.

Praxis-Checkliste: Was Unternehmer 2026 konkret tun sollten

Steuer & Planung

• Grundfreibetrag und erwartete Steuerlast grob einplanen (v. a. bei Einzelunternehmen/Personengesellschaften).
• Umsatz- und Zahllastentwicklung im Blick behalten (Kleinunternehmergrenzen, USt-Voranmeldung).

USt & Prozesse

• Kleinunternehmerstatus laufend prüfen; bei drohendem Überschreiten: Rechnungsvorlagen, Preise, USt-Logik vorbereiten.
• Voranmeldungs-Turnus prüfen und Abläufe (Belegeingang, Kontierung, Freigaben) darauf ausrichten.

E-Rechnung

• Empfang: Eingangskanäle, Verantwortlichkeiten, Validierung, Archivierung festlegen.
• Tests: E-Rechnungsformate im Tagesgeschäft testen (inkl. Schnittstellen zur Buchhaltung).
• Ausstellen: Roadmap für die stufenweise Umstellung definieren (Kunden, Formate, Workflows).

Dokumente & Archiv

• Aufbewahrungsfristen im DMS/Archivsystem korrekt abbilden.
• Lösch- und Sperrkonzepte sauber dokumentieren (auch bei digitalen Belegen).

Grundsteuer

• Bescheide prüfen; Hebesätze und Auswirkungen für Standorte/Objekte kalkulieren.

Fazit

2026 kombiniert Entlastungen (höherer Grundfreibetrag, weniger USt-Voranmeldungen in vielen Fällen, kürzere Aufbewahrung für Buchungsbelege) mit einem klaren Auftrag zur Umsetzung: E-Rechnung im B2B operativ sauber etablieren. Bei Grundsteuer und branchenspezifischer Umsatzsteuer gilt weiterhin: Details entscheiden – Bescheide, Hebesätze und Anwendungsfälle aktiv prüfen, statt nur „abzunicken“.