Flatpay Kassensystem im Test: Preise, Funktionen & Hardware

Flatpay ist ein dänischer Zahlungsanbieter, der Kartenzahlung und Kassensystem in einer Lösung bündelt – inklusive POS-Software, Hardware-Optionen und Händlerportal für Verwaltung und Auswertungen.

Überblick: Was ist das Flatpay Kassensystem?

Das Flatpay Kassensystem ist eine POS-Lösung für Android, die Kassieren, Kartenzahlung und Verwaltung im Flatpay Portal zusammenführt.

Im Alltag besteht das Setup typischerweise aus:

• POS-App auf einem Android-Tablet oder einem All-in-One-Gerät,
• Kartenterminal (je nach Hardware-Option integriert oder separat),
• Flatpay Portal für Produktpflege, Auswertungen und Organisation.

Praktisch ist die „Alles-in-einem“-Logik: Du verwaltest Artikel, Kategorien und (je nach Nutzung) Lagerbestände zentral und siehst Transaktionen im Portal. Wenn du zusätzlich nur Kartenzahlung vergleichen willst, nutze den Kartenterminals vergleichen.

Preise & Gebühren: So berechnet Flatpay die Kosten

Bei Flatpay fallen keine klassischen monatlichen Software-Fixkosten an; die laufenden Flatpay Kosten hängen in erster Linie von transaktionsbasierten Gebühren und dem Hardware-Setup ab.

Wichtig für die Kalkulation im Handel und in der Gastronomie sind vor allem diese Kostenbausteine:

• Zahlungsgebühren: Üblicherweise prozentual pro Kartentransaktion (Höhe abhängig von Volumen und Vertrag).
• Kassenbetrieb: Bei Flatpay wird die Kasse in das Zahlungsmodell integriert, statt als separates Abo bepreist.
• Hardware: Je nach Bundle einmalige Kosten oder bereitgestellte Hardware im Paket.
• Zusatzgeräte: Beispielsweise Barcodescanner, Drucker oder Kundendisplay – je nach Betrieb und Thekenprozess.

Orientierung für die Praxis: Wenn der Großteil deiner Umsätze per Karte läuft, sind die Flatpay Gebühren in der Regel der entscheidende Kostenhebel. Läuft viel bar, ist die Frage wichtiger, wie du Belege, TSE und Exporte organisatorisch sauber umsetzt.

Tipp zur Entscheidung: Wenn du Flatpay als „Kasse + Payment“ betrachtest, vergleiche nicht nur die Software, sondern das Gesamtpaket aus Gebührenmodell, Hardware und Support. Eine schnelle Einordnung bekommst du auch über die Kassensystem-Vertrag prüfen.

Funktionen: Das kann die Flatpay POS-Software

Die Flatpay POS-Software deckt typische Kernfunktionen für Verkauf, Mitarbeiter und Auswertungen ab und bringt zusätzlich Gastro-Basics wie Tischverwaltung und Trinkgeld mit.

Die wichtigsten Funktionsbereiche im Überblick:

Verkauf & Kassenalltag

• Mitarbeiter-Logins für Rechte und Nachvollziehbarkeit im Team.
• Wechselgeldrechner für schnelleres Kassieren.
• Digitale Belege (je nach Setup zusätzlich Bondruck möglich).
• Angebote & Rabatte zur Abbildung von Aktionen im Checkout.
• Trinkgeld als fester Bestandteil für Service-Szenarien.

Handel

• Lagerverwaltung für einfache Bestandsführung.
• Produktvarianten (z. B. Größen/Farben) für strukturierte Artikelpflege.
• Retouren für Rückgaben und Korrekturen im Tagesgeschäft.

Gastronomie

• Tischverwaltung für Service-Prozesse.
• Getrennte Rechnungen (Split) für Gruppen.
• Küchenbonierung für Küchenabläufe (je nach Setup mit Drucker).
• Bewirtungsbeleg für Bewirtungssituationen.
• Take-away zur Abbildung von Außer-Haus-Verkäufen.

Wichtig für Betriebe mit vielen Ausfällen oder schlechter Verbindung: Ein Offline-Modus ist für viele Händler ein Muss – prüfe vorab, wie stabil Internet/WLAN am Standort ist und ob dein Ablauf auch bei Störungen funktioniert.

Hardware: Diese Kassen- und Terminal-Setups sind möglich

Flatpay bietet Hardware-Setups von mobilen SmartPOS-Terminals bis zur stationären Thekenkasse mit Kundendisplay.

Typische Optionen sind:

• SmartPOS-Terminal (mobil, Kartenterminal mit Drucker) – sinnvoll für Märkte, mobile Services oder als Zweitkasse.
• Android-Tablet-Bundle – geeignet für Einzelhandel und Dienstleister mit klassischem Thekenprozess.
• Stationäres Bundle mit großem Display und Kundendisplay – sinnvoll bei höherem Bonaufkommen, Gastronomie oder mehreren Mitarbeitenden.

Entscheidungshilfe: Welches Setup passt zu deinem Betrieb?

Einsatzszenario	Passendes Flatpay Setup	Warum das passt
Mobil (Märkte, Foodtruck, Lieferfenster)	SmartPOS-Terminal mit Drucker	Kassieren und Kartenzahlung in einem Gerät, wenig Platzbedarf.
Theke (Retail, Studio, Schnellgastronomie)	Android-Tablet + Terminal + optional Drucker	Größeres Display für Artikel/Varianten, flexibel erweiterbar.
Stationär (Restaurant, Shop mit hoher Frequenz)	Festes POS-Bundle mit Kundendisplay	Schneller Bedienfluss, bessere Sicht für Kunde und Personal.

Praxis-Checkliste vor dem Kauf

• Passt das Display zur Artikelanzahl und zum Arbeitsabstand?
• Brauchst du Bondruck (z. B. Küche/Theke) oder reichen digitale Belege?
• Benötigst du Barcode-Scan (Sortiment) oder eher Tischlogik (Gastro)?
• Gibt es einen Plan B bei Internetausfall (z. B. LTE-Router)?

Recht & Steuern: KassenSichV, TSE, DSFinV-K und Kassenmeldung

Für den Einsatz eines elektronischen Kassensystems in Deutschland brauchst du eine TSE, DSFinV-K-konforme Datenexporte und eine sauber organisierte Kassenführung nach GoBD.

Damit du das Thema „finanzamtkonform“ greifbar prüfen kannst, helfen diese vier Punkte:

1) KassenSichV & TSE

Die KassenSichV verlangt bei elektronischen Aufzeichnungssystemen eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die Kassenvorgänge manipulationssicher protokolliert. Im Betrieb ist entscheidend, dass die TSE aktiv ist, Belege korrekt erzeugt werden und du bei Bedarf die Daten bereitstellen kannst. Hintergrundwissen findest du im KassenSichV-Leitfaden.

2) DSFinV-K Export

Die DSFinV-K ist das Standardformat, über das Prüfer Kassendaten einheitlich auswerten können. Prüfe, ob Exporte für deine Betriebsstruktur (Betriebsstätte, Kasse, Zeitraum) sauber abrufbar sind.

3) GoBD & Dokumentation

Die GoBD regelt, wie digitale Unterlagen nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar aufzubewahren sind. Für die Praxis heißt das: Prozesse dokumentieren, Verantwortlichkeiten im Team klären und Exporte/Belege geordnet archivieren.

4) Kassenmeldung über ELSTER

Zusätzlich gibt es eine Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme, die digital über ELSTER umgesetzt wird; Details und Fristen regelt das Bundesfinanzministerium: BMF: Mitteilungspflicht nach § 146a AO.

Hinweis für Filialen: Bei mehreren Standorten ist die organisatorische Zuordnung (Betriebsstätte, Seriennummern, Inbetriebnahme/Stilllegung) oft der Knackpunkt – plane dafür feste Zuständigkeiten ein und dokumentiere Änderungen sofort.

Für wen eignet sich Flatpay?

Flatpay eignet sich besonders für Betriebe, die ein schlankes Setup suchen und Kartenzahlung sowie Kasse in einem Modell bündeln möchten.

Typisch gute Passung

• Einzelhandel mit überschaubarem Sortiment und Bedarf an Lager/Varianten.
• Gastronomie mit Basisbedarf (Tische, Split, Küche, Trinkgeld).
• Dienstleister (z. B. Studio, Salon), die schnell kassieren und Zahlungen annehmen wollen.
• Mobile Betriebe, die ein kompaktes SmartPOS-Setup bevorzugen.

Typisch weniger passend

• Betriebe, die zwingend iPad/iOS benötigen (siehe iPad Kassensystem: Anforderungen).
• Unternehmen mit sehr komplexen ERP-Strukturen, vielen Filialprozessen oder Sonderlogik (z. B. ausgeprägte Gutschein- und Lieferantenprozesse).
• Standorte mit instabiler Verbindung, wenn ein Offline-Modus geschäftskritisch ist.

Wenn du eine breite Marktübersicht suchst, starte über Kassensysteme im Vergleich.

Vorteile und Nachteile im Überblick

Flatpay punktet mit einem klaren Gebührenmodell ohne klassische Software-Grundgebühr und solider Hardware-Auswahl, ist aber nicht für jede Betriebsrealität die beste Wahl.

Vorteile

• Keine typische Software-Grundgebühr wie bei vielen Abo-Kassen.
• Kasse und Kartenzahlung sind integriert, was Prozesse vereinfacht.
• Wichtige Retail- und Gastro-Funktionen sind abgedeckt (Lager/Varianten, Tische, Küche, Trinkgeld).
• Hardware-Setups vom mobilen Terminal bis zur stationären Kasse sind möglich.

Nachteile

• Kein Offline-Modus: stabile Verbindung wird wichtiger.
• Gutschein- und Lieferantenfunktionen sind nicht der Schwerpunkt.
• Für iPad-Setups ist Flatpay in der Regel nicht die erste Wahl.
• Bei sehr komplexen Filial- oder ERP-Anforderungen kann eine spezialisierte Kassenlösung passender sein.

Alternativen zu Flatpay

Alternativen sind sinnvoll, wenn dein Schwerpunkt nicht auf dem Kombi-Modell „Kasse + Payment“ liegt oder du Spezialanforderungen hast.

• HelloCash Kassensystem im Test: interessant, wenn du stärker softwaregetrieben planen willst (Tariflogik, klassisches Abo-Modell).
• SumUp Kassensystem im Test: häufig gewählt für sehr einfachen Einstieg; bei „Flatpay vs SumUp“ entscheidet oft die benötigte Kassenlogik und das Gebührenmodell.
• Ready2Order Kassensystem im Test: oft passend, wenn du eine stärker kassenfokussierte Lösung mit klarem Funktionsumfang suchst.

Wenn du die Optionen strukturiert vergleichen willst, nutze den Kassensystem-Vergleich: Flatpay mit Alternativen vergleichen und filtere nach Branche und Hardwarebedarf.

Fazit: Wann lohnt sich das Flatpay Kassensystem?

Flatpay lohnt sich vor allem dann, wenn du Kartenzahlung und Kassensystem aus einer Hand willst und ein Modell ohne klassische Software-Grundgebühr bevorzugst.

Eine gute Entscheidung ist Flatpay typischerweise, wenn:

• du ein Android-Setup okay findest,
• du Retail- oder Gastro-Basics abdecken willst,
• du ein übersichtliches Gebührenmodell für Zahlung und Kasse bevorzugst,
• du Hardware als Bundle sinnvoll einsetzen möchtest.

Weniger sinnvoll ist Flatpay, wenn Offline-Fähigkeit zwingend ist oder du iPad und sehr komplexe Backoffice-Prozesse brauchst.

FAQ zum Flatpay Kassensystem